Ada Office On-line di Gmail, Lho?!

Saya merasa beruntung memiliki account di gmail. Mengapa demikian? Karena memiliki account gmail, berarti memiliki tiket untuk memanfaatkan banyak fitur on line secara gratis, selain besarnya kapasitas ruang muat yang disediakan gmail. Dan diposting kali ini, sedikit saya bahas mengenai bekerja dengan office on-line. Office on-line yang saya maksudkan adalah bahwa kita bisa melakukan aktifitas membuat file-file office (excel, powerpoint, pdf, word) secara on-line. 

Untuk bisa memanfaatkan fasilitas ini, tentunya kita harus memiliki alamat/account di gmail terlebih dahulu. Bila sudah, kita bisa masuk ke office on-line ini dengan beberapa cara:

• Masuk ke account gmail, kemudian klik link Documents (sebelah kiri atas); atau
  
• Pada address browser, ketikkan docs.google.com, kemudian log in seperti biasa.

akan muncul tampilan sebagaimana di bawah ini:
 

Beberapa hal penting terkait dengan Google Docs ini adalah sebagai berikut:

1. Menciptakan dokumen pokok dari awal.  File dibuat langsung dari Google Docs ini. Type file yang tercipta adalah file dokumen (.odt, .doc, .rtf), spreadsheet (.xls, .ods, .csv), powerpoint (.ppt), dan html. Klik New (angka 1 merah), kemudian tentukan opsi file yang ingin Anda buat.
2. Meng-upload file-file offline kita.Format file yang populer, seperti DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, dll, diterima oleh Google Docs. Tapi untuk Microsoft Office 2007 (xlsx, docx, pptx) saya coba menguploadnya, tidak diterima oleh  Google Docs. Untuk upload file, klik link Upload (angka 2 merah)kemudian pilih file yang akan diupload, lalu klik tombol Upload File. 
3. Membagi file untuk beberapa pengguna. Berbagi file (sharing) bisa dilakukan juga. Caranya dengan mengklik tanda kotak di depan nama file, lalu klik link Share (angka 3 merah). Pada menu yang muncul, ketikkan/masukkan alamat e-mail kepada siapa Anda ingin sharing, kemudian klik tombol Invite Collaborators. Alamat e-mail bisa Anda pilih dari daftar contacts. Beberapa pengaturan file sharing bisa Anda tentukan di sini.
4. Mendownload file yang dibuat, diedit dan di-sharing. Caranya: klik kotak di depan file tertentu lalu klik More actions (angka 4 merah). Dari menu yang muncul, Anda bisa menentukan tipe ekstensi file yang ingin Anda dapatkan (Pdf, RTF, DOC, ODT, HTML, dan TEXT). Proses rekayasa file juga bisa dilakukan melalui menu ini.
5. Google Docs menyediakan 314 template siap pakai untuk dokumen, spreadsheet dan presentasi (powerpoint)! Jumlah yang luar biasa, menurut saya.

Memang ada satu kelemahan dari Google Docs ini, yaitu mensyaratkan adanya ketersambungan dengan internet. Namun tidak ada salahnya kita berharap, bahwa suatu saat di masa depan nanti, akses dan jaringan internet tidak lagi menjadi masalah di tanah air tercinta ini. Sehingga setiap orang, terutama yang mobilitasnya tinggi, dapat ber-kantor di mana saja, kapan saja.

Semoga bermanfaat.