Mengoptimasi Gmail: Memanfaatkan Filter E-mail (Masuk)

Bagi Anda yang memiliki account gmail, memiliki alamat kontak yang banyak dan dengan frekuensi e-mail masuk yang tinggi, seringkali dihadapkan pada kesulitan dalam pengelolaan e-mail lebih lanjut. Jumlah e-mail masuk yang banyak, mengakibatkan e-mail yang lama tertumpuk oleh e-mail yang datang kemudian. Padahal tidak semua e-mail yang masuk sempat dibaca dalam satu waktu. Sehingga kadang-kadang terjadi, ada e-mail yang penting dan harus dibaca, terlewatkan begitu saja karena banyaknya e-mail yang diterima/baru. Untuk mengatasi hal ini, gmail menyediakan fasilitas filter e-mail masuk. Setiap e-mail baru yang masuk, akan difilter dan langsung ditempatkan di folder yang telah kita tentukan.

E-mail memang bisa kita dipindahkan ke dalam folder-folder dalam label (kategori/klasifikasi) tertentu. Sebagaimana telah dibahas dalam posting Mengoptimasi Gmail: Mengelola E-mail dengan Label, maka e-mail yang ada dalam inbox (kotak masuk) dapat kita pilah untuk kemudian dimasukkan ke dalam labelnya masing-masing. Langkah ini berbeda dengan fasilitas filter, karena dengan fitur filter e-mail baru akan diarahkan untuk langsung masuk ke dalam label (kategori) tertentu. Dengan cara ini, hemat saya, kita bisa menerapkan prioritas dalam mencek e-mail masuk. Klak klik langsung tepat sasaran.

Langkah-langkah untuk mengaktifkan fitur filter e-mail pada Gmail seperti di bawah ini:

1. Masuk ke account Gmail
2. Pada Kotak Masuk, klik link Buat filter (gambar 1, dilingkari merah)
3. Pada menu berikutnya yang muncul, tentukan kriteria pencarian. Kriteria pencarian meliputi alamat e-mail, tujuan, subjek, kata tangkap, dan lain-lain. Klik tombol Uji Pencarian untuk melihat e-mail mana yang telah difilter dengan kriteria yang dimasukkan. Kemudian klik tombol Langkah Berikutnya. (gambar 2)
4. Langkah berikutnya adalah menentukan tindakan otomatis yang dijalankan bilamana ada e-mail masuk yang cocok dengan kriteria yang tadi telah ditentukan. Beri tanda centang langkah apa saja yang ingin Anda tentukan, seperti pengarsipan, label (kriteria) untuk e-mail masuk, dan lainnya (gambar 3). Jangan lupa beri tanda centang pada kotak di sebelah kanan tombol Perbarui Filter. Terakhir, klik tombol Perbarui Filter untuk menyelesaikan langkah ini.

Demikian tutorial menggunakan filter pada gmail, semoga bermanfaat.